La Administración de un Condominio: Aspectos Tecno – Operativos.
- La Contabilidad
La idea de desarrollar este capítulo no es la de dar una clase de Contabilidad, puesto que eso ameritaría la inversión en horas de dedicación para que una persona que no posea conocimientos contables, los adquiera. Esto no es mal de morir, puesto que nadie nace aprendido.
Sin embargo, para dar cumplimiento por analogía jurídica a los artículos 32, 33 y 34 de nuestro Código de Comercio, y a los literales f y g, del artículo 20, de la Ley de Propiedad Horizontal, es necesario dar a conocer algunos elementos básicos de la Contabilidad, como herramienta de la Ciencia Administrativa, en el entendido de que los Condominios están obligados por Ley (ya citadas) a llevar su contabilidad.
La Contabilidad se encarga de registrar, clasificar y resumir, en términos de dinero, las operaciones que genera una unidad económica o sin fines de lucro. En el Libro Diario (art. 34 del Código de Comercio) se registran las operaciones que realizan las entidades o unidades económicas; estas operaciones se clasifican en otro libro, llamado Libro Mayor, para después resumirse en los llamados Estados Financieros.
Los registros primarios o diarios de las operaciones, se realizan en un libro llamado Libro Diario, el cual consta de dos (2) columnas, y recoge a perfección el concepto de la partida doble, ya que una de sus columnas se denomina Debe (D) y la otra Haber (H). La clasificación de los registros, con su correspondiente acumulación, se lleva en otro libro de contabilidad, llamado Libro Mayor, el cual consta de tres (3) columnas como es Debe (D), Haber (H), y Saldo (S). El Saldo (S) es la diferencia entre el Debe y el Haber. Posteriormente los saldos de los registros se presentan en forma resumida en los denominados Estados Financieros, los cuales reflejan tanto la posición financiera (Balance General o Estado de Situación Financiera) de la institución, empresa u organización (con o sin fines de lucro) como su desempeño o resultado (Estado de Resultados o de Ganancias y Pérdidas) obtenido durante un periodo determinado.
Las cuentas que se registran o asientan por la columna del Debe (D), en el Libro Diario, son las cuentas de Activo, Costos y Gastos. En los Condominios no se hablaría de Costos, pero sí de Gastos. Las cuentas de Activo son las que reflejan todo aquello que le pertenece a una entidad o institución; por ejemplo, todo aquello que le pertenece al Condominio, como el dinero en la caja chica, en el banco, las cuentas por cobrar a los propietarios. También el mobiliario de la oficina de Condominio (si existe oficina), los equipos de la oficina (computadora, impresora, calculadora). Las herramientas menores como martillos, taladros, y otros, también forman parte del Activo.
Las cuentas de Gastos, que también se registran en la columna del Debe (D) del Libro Diario, deben detallar las erogaciones o salidas de dinero necesarias para el funcionamiento del Condominio. De tal manera que Gastos son: el sueldo del Conserje, el mantenimiento de los ascensores, el pago de la luz del edificio, el pago del agua del edificio, la compra de artículos de limpieza para el edificio, etc.
Las cuentas que se registran o asientan por la columna del Haber (H), en el Libro Diario, son las cuentas de Pasivo, de Ingresos, de Valuación de Activos, y de Patrimonio.
Las cuentas de Pasivo son las que reflejan las obligaciones que tiene una entidad o institución, o el Condominio, con sus proveedores, con sus trabajadores, con el banco, y otros; las cuentas de pasivo se identifican con el apellido de por Pagar. Es decir, todo lo por Pagar refleja obligación, y por lo tanto es un Pasivo. De tal manera que sueldos por pagar, luz eléctrica por pagar, servicio de agua por pagar, y otros conceptos por pagar, son obligaciones que tiene el Condominio, y por lo tanto es un Pasivo.
Las cuentas de Ingresos en una entidad determinada, vienen dadas por lo que gana dicha institución en la venta de un bien o un servicio. En un Condominio los Ingresos se producen por el aporte de los propietarios cuando cancelan el Recibo de Condominio. También el dinero que se recauda por el alquiler del salón o salones de fiesta constituyen ingresos para el Condominio. El alquiler de algún apartamento o local comercial, que sea propiedad del Condominio, también constituye Ingresos.
Las cuentas de Valuación de Activos son aquellas que sinceran o valúan, a través del tiempo, el valor de un Activo. Las más conocidas son: Provisión para Cuentas Incobrables, Depreciación Acumulada, Amortización Acumulada.
Las cuentas de Patrimonio, en una Sociedad Mercantil, reflejan el aporte de los propietarios o socios de esa empresa. En un Condominio están dadas, normalmente, por los Fondos (de Reserva, de Prestaciones, otros).
Lo que más se maneja en un Condominio es la sección del Activo, llamada Activo Circulante, representada por sus primeras cuentas como son: Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar. Esta última es la protagonista contable en todo Condominio, ya que desde que se origina el Recibo de Condominio, inmediatamente se producen las Cuentas por Cobrar a los Propietarios. Por lo tanto, cuando esto ocurre, el asiento contable que se debe realizar es un registro en la columna del Debe (D) del Libro Diario, detallando la cuenta por cobrar a cada propietario o apartamento, al igual que un registro en la columna del Haber (H), del mismo libro, dejando constancia del futuro ingreso que se tendrá, puesto que todo está por cobrar.
Desde el punto de vista práctico, el registro o asiento sería el siguiente:
D E B E HABER
Cuenta por Cobrar – Apartamento A 230,00
Cuenta por Cobrar - Apartamento B 250,00
Cuenta por Cobrar – Apartamento C 230,00
Cuenta por Cobrar – Apartamento D 250,00
Ingreso por Condominio – Apto. A 230,00
Ingreso por Condominio – Apto. B 250,00
Ingreso por Condominio - Apto. C 230,00
Ingreso por Condominio – Apto. D 250,00
______
Totales 960,00 960,00
Cuando se cobran (nunca en efectivo) los Recibos de Condominio, ese dinero se supone que está o estará en el Banco. Cuando se tiene el depósito bancario en la mano, con la planilla del propietario o los propietarios que ha o han pagado, el asiento que se debe realizar es el siguiente:
D E B E HABER
Banco 480,00
Cuenta por Cobrar – Apartamento A 230,00
Cuenta por Cobrar – Apartamento B 250,00
______ _______
Totales 480,00 480,00
Totales 480,00 480,00
De tal modo que los apartamentos que vayan cancelando el Recibo de Condominio, van extinguiendo su deuda.
En los casos de dinero efectivamente recibido por el Alquiler del Salón o Salones de Fiesta del Edificio, el asiento contable sería:
D E B E HABER
Banco 300,00
Ingreso por Alquiler del Salón de Fiesta 300,00
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Totales 300,00 300,00
En el caso que se le haga mantenimiento a los Ascensores, este es un Gasto que significa salida de dinero del Banco, en el entendido que debiera existir un contrato de mantenimiento con una empresa seria. Por lo tanto el asiento contable sería:
D E B E HABER
Mantenimiento de Ascensores 300,00
Banco 300,00
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Totales 300,00 300,00
En el caso de pagarle la 1era. o 2da. Quincena del salario del Conserje, si este (a) gana sueldo mínimo (Bs. 1.407,47), el asiento contable sería:
D E B E HABER
Sueldo del Conserje 1era. o 2da. quincena 703,74
Retenciones Seguro Social Obligatorio 25,98
Retenciones Régimen Prestacional de Empleo 3,25
Retenciones Régimen Prestac. Vivienda y Habitat 7,04
Banco (lo que efectivamente percibirá el trabajador) 667,47
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Totales 703,74 703,74
Totales 703,74 703,74
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