Uno de los aspectos más complejos en la Administración de un Condominio es el que tiene que ver con el flujo de dinero que se genera en el edificio o conjunto residencial, producto de las contribuciones de los propietarios para el sostenimiento del inmueble y sus áreas comunes, de acuerdo con el contenido de los
artículos 5, 11, 12 y 13 de la Ley de Propiedad Horizontal, y por extensión los artículos 1.133, 1.134, 1.139 del Código Civil venezolano. El origen, uso y manejo del dinero es lo que se conoce como
Tesorería.
La riqueza de un Condominio, se mide por la circulación del efectivo en el mismo, producto de los aportes de la comunidad de propietarios, la cual se percibe a través del cobro del Recibo de Condominio, el cual debe reflejar un conjunto de erogaciones necesarias para la conservación de todas las áreas comunes del edificio o conjunto residencial. La persona encargada de administrar estos caudales (la hacienda del condominio) es el Tesorero, cuya función de custodio o protector del dinero del condominio, le reviste una responsabilidad de primer orden, como miembro de la Junta de Condominio.
Si el Condominio está bajo la responsabilidad de un administrador o empresa administradora, el Tesorero, como miembro de la Junta de Condominio, debe estar atento a cómo este ente recauda los fondos y los reinvierte en el edificio. Esta encomiable labor está bien definida en el literal “e”, del artículo 18, de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH).
Para promover el flujo de dinero en el Condominio, es necesario realizar una adecuada gestión de cobranza lo bastante ágil y flexible que le facilite al propietario el aporte irrestricto que proporcionalmente le corresponde (art. 7 LPH) como residente del edificio donde vive, dueño de una porción de ese inmueble, y co-responsable en la conservación del mismo.
Una gestión eficiente de cobranzas nace con la elaboración transparente y concienzuda del Recibo de Condominio donde se reflejen los gastos fijos u ordinarios del edificio. Estas erogaciones deben hablar por sí solas, y los mandatarios del Condominio (Junta y/o Administradores) deben tener la mejor disposición de suministrar cualquier información que requiera alguno de los propietarios (mandantes), por lo reflejado en el Recibo.
Cabe recordar que la elección que hacen los propietarios de la Junta de Condominio (art. 18 – LPH) y del administrador o empresa administradora (art. 19 – LPH), se rige por las normas del Mandato, previstas en el Código Civil venezolano en los artículos que van del 1.684 al 1.712.
Retomando el punto de la cobranza, se puede decir que de la flexibilidad que se tenga para la recepción del pago del Recibo de Condominio dependerá el éxito en la recaudación de esos fondos o haberes necesarios para la vida del edificio. Por lo tanto, sería de lo más conveniente que tanto la Junta de Condominio, como la empresa administradora o administrador del edificio, establezcan procedimientos que faciliten el pago, por parte de los propietarios.
A tal efecto, formas de cobro como campañas dentro del edificio, promoviendo la participación vecinal y destacando la importancia del pago oportuno, para el buen funcionamiento del inmueble, son opciones de convivencia que motivan la integración ciudadana entre los propietarios. Las campañas pueden ser pequeñas verbenas, bingos, rifas o actividades familiares, en paralelo con la gestión de cobranza que se realice. Aunque suene muy cursi esta estrategia, lo que se pretende realmente es aumentar la convivencia vecinal y limar asperezas. Además, considerando que muchos propietarios laboran todo el día se pueden realizar operativos de cobranzas por la noche o los días sábados.
Se le hace un llamado a los propietarios a no pagar el condominio en efectivo. El pago del Recibo se debe hacer depositando directamente en la cuenta del edificio, para luego presentar al cobrador o receptor responsable del pago la planilla o comprobante de depósito, o en cheque no endosable a nombre del edificio; jamás en efectivo.
Otra forma de cancelar el condominio (o el Recibo de Condominio) pudiera ser haciendo uso de la tecnología. Hoy en día existe Internet, y lo que se llama las transacciones financieras en línea o transacciones financieras electrónicas. Es por ello importante que los administradores del Condominio (Junta o empresa) se abran a esta posibilidad, para facilitar a los propietarios el pago de la obligación condominial. Es decir, que los residentes del edificio puedan cancelar por el sistema de transferencia bancaria (vía Internet o llamada telefónica). Es cuestión que el Condominio y sus administradores logren facilitar a los propietarios el pago oportuno y necesario de esta obligación.
No se debe descartar la posibilidad de que la Junta de Condominio o la empresa administradora instalen un Punto de Venta o POS, para el pago del condominio. La instalación de un POS (Point Of Sale) o Punto de Venta sería un gran paso para la recaudación de los fondos, producto del cobro del Recibo de Condominio.
Los administradores del condominio deben averiguar cuáles bancos son los apropiados para estas transacciones financieras de avanzada; realmente son muchas las instituciones financieras las que facilitan las mismas. Lo importante es que cuando el propietario se decida a pagar el Recibo de Condominio con una transferencia, vía Internet, o con una llamada telefónica, quede la constancia, el comprobante o la evidencia del pago. Igualmente si fuera un Punto de Venta. En el caso de la transferencia por Internet, el responsable del pago, una vez realizada la misma, debe necesariamente imprimir el comprobante de la operación realizada. Para ello es sumamente importante que se asegure antes de realizarlo, si su banco permite la impresión de comprobantes.
Previo a la impresión del comprobante, el propietario debe escribir los datos del apartamento y su nombre, y a quien va dirigido el pago; es decir, el concepto del pago. Cuando se trate de transferencias bancarias vía telefónica, sería bueno asegurarse previamente si por este sistema se envía algún tipo de comprobante de la operación al correo electrónico del propietario, para que quede la constancia del pago realizado.
Otro sistema de pago, el cual vale la pena averiguar si procede para efectos del Condominio, es la Domiciliación de Pagos, la cual consiste en un débito automático en la cuenta del cliente (en este caso el propietario), para abonarlo a la cuenta del otro cliente (el Condominio). Esta es una operación automática, la cual se debe pactar con el Banco los días que se harán tales cargos en cuenta. Esta también es una opción que valdría la pena averiguar.
Cuando se realiza una amplia y buena gestión de cobranzas, las posibilidades de que se produzca una alta Morosidad, son bajas. Este tema, la Morosidad, será tratado en capítulos posteriores.
La Administración del Efectivo
Cuando el dinero comienza a circular por las arcas del Condominio, es imperativo hacer uso eficiente del mismo, ya que es producto de los aportes de los residentes. Es decir, es el dinero de los propietarios. Lo primero que debe tener en cuenta la Junta de Condominio, el administrador o la empresa administradora, es que la cuenta bancaria debe estar a nombre del edificio, y no de algún particular o empresa administradora. Esto es de urgente consideración, y en principio ahorraría muchos dolores de cabeza. El control del dinero del condominio debe ser un tema de capital importancia para garantizar el cuidado y destino de los fondos que se generan en el edificio, para utilizarlos en el edificio.
Desde el punto de vista operativo, los administradores del condominio deben generar controles que les permitan el manejo adecuado del efectivo, y la transparencia del mismo. Uno de esos controles es que la chequera del condominio (o del edificio) debe llevar tres (3) firmas. Es decir, la emisión de un cheque debe ser con firmas conjuntas. En otras palabras, siempre van a firmar dos (2) personas, y la otra queda de reserva o de suplente, por si alguna de las firmas se ausenta.
Desde el punto de vista administrativo, se deben crear formularios (o formatos) que reflejen, por ejemplo, la recepción del pago del Recibo de Condominio. Este formato debería contener, entre otras cosas, lo siguiente:
* Fecha del Pago
* Emisor del Pago: nombre del propietario, número o letra del edificio (por si son varios),
* Número y Tipo de Documento de Pago: especificar si es cheque, transferencia o depósito bancario. Colocar el número correspondiente a cualquiera de estos documentos. Colocar el nombre del Banco.
* Monto del Pago
* Totales
La Junta de Condominio o el administrador del condominio no deben aceptar que los propietarios le cancelen en efectivo. El propietario no debe pagar jamás en efectivo. Esta es una práctica impersonal, y rompe con todos los lineamientos de una buena gestión de tesorería, y por ende, de una gestión eficiente del condominio, por decir lo menos.
El seguimiento, control y administración del efectivo, como se viene diciendo desde el principio, es fundamental y se debe seguir el flujo del mismo. Para ello es indispensable realizar con frecuencia, bien sea casi a diario o semanal, el movimiento bancario. La importancia de llevar un registro del dinero que entra y sale del Condominio se perfecciona con la elaboración de dicho registro, en un libro destinado a tales fines, llamado Libro de Bancos. Este es un instrumento valioso para registrar o asentar los depósitos o transferencias bancarias que se realizan en la cuenta del banco, producto del pago del condominio por parte de los propietarios. Igualmente se deben asentar los cheques que emite la administración del condominio cuando debe pagar el agua y la luz del edificio, el sueldo del o la conserje, el pago a los proveedores de algún bien o servicio, y otros. Si el Condominio tuviera alguna inversión bancaria, tanto ésta, como los intereses que genera la misma, también deben apuntarse en el libro. Las comisiones que cobra el Banco por distinta índole, deben registrarse igualmente en el libro. En fin, todo el movimiento bancario debe asentarse en el Libro de Banco. Si el Condominio tuviera varias cuentas bancarias, debe tener un libro por cada una de ellas.
Este es un libro que se puede comprar en las librerías. Se llama libro de contabilidad. El mismo debe ser grueso y empastado y debe constar de tres (3) columnas, como son: D (Debe), H (Haber), y S (Saldo). En la columna del Debe (D) se deben anotar los depósitos y los intereses ganados (si los hubiere). En la columna del Haber (H) se deben asentar los cheques emitidos por el condominio o la administración del condominio, y las comisiones bancarias. En la columna del Saldo (S) se debe apuntar la diferencia de lo registrado en la columna del Debe menos la columna del Haber; la diferencia entre los Deberes y los Haberes. Es decir, el Saldo es la diferencia entre el Debe y el Haber; es restarle a la columna del Debe, lo que está en la columna del Haber.
La columna del D (Debe) también recibe el nombre de la columna del cargo o débito, y significa valor recibido. La columna del H (Haber) también recibe el nombre de la columna del abono o crédito, y significa valor entregado. De tal manera que cargar un depósito hecho al condominio en el Libro de Banco, significa hacer un registro en la columna del Debe. Abonar un cheque en el Libro de Banco, emitido por el Condominio, significa asentar el mismo en la columna del Haber.
En el caso del Banco, como Institución Financiera, las columnas que presentan los registros de los estados de cuenta que emiten a sus clientes, siempre son inversas a las que el Condominio tiene en el Libro de Banco. En la columna del Debe (D) o de los Cargos, el Banco anota los cheques emitidos, las comisiones cobradas u otros débitos o notas de débito. En la columna del Haber (H) o de los Abonos, el Banco anota los depósitos de sus clientes y los créditos o notas de crédito abonadas. El Saldo (S) sigue siendo la diferencia entre el Debe y el Haber.
La manera de ir corroborando los movimientos bancarios, es mediante el monitoreo constante de la cuenta bancaria, bien sea solicitando a la entidad financiera un estado de cuenta, o cortes de cuenta, o por medio de la tecnología moderna de la información, como Internet. Con relación a esta última, la cual ha sido un gran avance para la humanidad, el área bancaria, a través de la World Wide Web (WWW), también ha tenido grandes avances que le permiten a los usuarios de los servicios bancarios, poder tener información en tiempo real del estado de sus cuentas en la Institución Financiera de su predilección. Esta ventaja deben aprovecharla los Condominios para aligerar procesos de pago y cobro.
Tanto el registro en el Libro de Banco, como el monitoreo de la cuenta, por los medios arriba señalados, permitirán al Tesorero realizar, lo que se conoce en materia de Contabilidad, la Conciliación Bancaria. Esta es otra herramienta para la Gestión de Tesorería del Condominio, ya que permite sincerar los movimientos bancarios que se realizan en la cuenta bancaria del Condominio, con los registrados en el Libro de Banco del mismo.
Desde el punto de vista técnico, una Conciliación Bancaria no es más que identificar los registros del Libro de Banco del Condominio en el estado de cuenta del Banco, y tildar los que coincidan; los que no coincidan serán partidas de ajustes, corrección o análisis. Es decir, se debe tildar el registro que tenga el Condominio en el Debe (D) del Libro, con ese mismo registro que aparezca en el Haber (H) del Banco; y los movimientos que aparezcan en el Haber (H) del Libro, con ese mismo registro en el Debe (D) del Banco, ya que, como se dijo anteriormente,
el estado de cuenta del banco tiene los movimientos inversos al registro que tienen sus clientes.
Tener al día, claro y transparente el movimiento de los fondos del Condominio, es un gran paso para la sanidad financiera del mismo.
Ejemplo de Flujo de Caja del Condominio:
